eFaktúra pre Microsoft Dynamics 365 Business Central na Slovensku

Od 1. januára 2027 čaká slovenské firmy významná zmena v oblasti fakturácie. Elektronická faktúra už nebude iba PDF dokument odoslaný e-mailom. Faktúry sa budú vystavovať, odosielať a prijímať v štruktúrovanej elektronickej forme, ktorú dokážu informačné systémy automaticky spracovať.

Pre spoločnosti používajúce Microsoft Dynamics 365 Business Central to znamená potrebu pripraviť ERP systém na nový spôsob elektronickej výmeny faktúr.

Dobrou správou je, že Business Central už obsahuje technológie určené na prácu s elektronickými dokumentmi. Samotná slovenská eFaktúra však nie je iba otázkou vytvorenia XML súboru. Potrebné je vyriešiť celý proces – od údajov v Business Central cez validáciu faktúry a jej odoslanie až po príjem, kontrolu, schválenie a zaúčtovanie prijatých faktúr.

Čo sa pre Business Central od roku 2027 mení?

Dnes je v mnohých firmách štandardným procesom vystavenie faktúry v Business Central, vytvorenie PDF dokumentu a jeho odoslanie zákazníkovi e-mailom.

Pri slovenskej eFaktúre bude proces odlišný.

Faktúra bude obsahovať štruktúrované údaje, ktoré musí systém správne vytvoriť a následne elektronicky odoslať prostredníctvom príslušnej infraštruktúry.

Zjednodušene môže proces vyzerať nasledovne:

Microsoft Dynamics 365 Business Central → eFaktúra → Peppol / Digitálny poštár → obchodný partner

Rovnaký princíp funguje aj opačným smerom:

dodávateľ → Peppol / Digitálny poštár → eFaktúra → Business Central

Cieľom je, aby používatelia nemuseli faktúry manuálne exportovať, prepisovať alebo nahrávať do ďalších systémov.

Microsoft Dynamics 365 Business Central už podporuje elektronické dokumenty

Microsoft Dynamics 365 Business Central obsahuje funkcionalitu pre elektronické dokumenty.

Microsoft v aktuálnych verziách Business Central využíva funkcionalitu E-Documents, ktorá umožňuje pracovať s elektronickými predajnými a nákupnými dokumentmi a integrovať ich s externými službami.

Business Central zároveň podporuje prácu s elektronickými faktúrami vo formáte Peppol.

To je dobrý technický základ.

Pre slovenskú legislatívu však bude potrebné zabezpečiť správne mapovanie údajov, validáciu, komunikáciu s poskytovateľom doručovacej služby a celý proces odosielania a prijímania faktúr.

Ako môže fungovať odosielanie eFaktúry z Business Central?

Používateľ môže naďalej vytvárať predajnú faktúru priamo v Business Central podobne ako dnes.

Po zaúčtovaní faktúry môže integračné riešenie automaticky zabezpečiť ďalšie kroky.

1. Načítanie údajov z Business Central

Z faktúry sa získajú potrebné údaje, napríklad:

• dodávateľ,
• odberateľ,
• IČ DPH,
• číslo faktúry,
• dátum vystavenia,
• dátum dodania,
• položky faktúry,
• množstvo,
• ceny,
• sadzby DPH,
• sumy DPH,
• celková suma,
• platobné údaje.

Práve správnosť týchto údajov bude pri elektronickej fakturácii veľmi dôležitá.

2. Vytvorenie elektronickej faktúry

Údaje z Business Central sa prevedú do požadovaného štruktúrovaného elektronického formátu.

Používateľ tak nemusí faktúru manuálne exportovať alebo vytvárať v inom systéme.

3. Validácia eFaktúry

Pred odoslaním je vhodné faktúru automaticky skontrolovať.

Validácia môže odhaliť napríklad:

• chýbajúce povinné údaje,
• nesprávne identifikačné údaje partnera,
• nesprávne daňové údaje,
• chýbajúce kódy,
• problém v štruktúre elektronického dokumentu.

Takúto chybu je lepšie identifikovať ešte pred odoslaním dokumentu.

4. Odoslanie cez Digitálneho poštára

Validovaná eFaktúra môže byť následne automaticky odoslaná prostredníctvom vybraného poskytovateľa služby elektronického doručovania.

Používateľ Business Central tak nemusí pracovať v ďalšom portáli alebo manuálne nahrávať faktúry.

5. Informácia o výsledku

Business Central alebo integračné riešenie môže evidovať stav spracovania dokumentu.

Používateľ tak môže vidieť napríklad:

Pripravená → Validovaná → Odoslaná → Doručená

V prípade problému môže systém upozorniť zodpovedného používateľa.

Ako bude fungovať prijímanie eFaktúr do Business Central?

Prijímanie faktúr môže byť pre firmy ešte zaujímavejšie ako ich odosielanie.

Pri klasickom procese dnes často príde PDF faktúra e-mailom. Následne ju musí niekto otvoriť, skontrolovať a údaje z dokumentu manuálne zadať alebo importovať do ERP systému.

Pri štruktúrovanej eFaktúre sú údaje dostupné elektronicky.

Proces preto môže vyzerať napríklad takto:

Prijatá eFaktúra → kontrola → schválenie → Business Central → zaúčtovanie → archivácia

Automatické vytvorenie nákupnej faktúry

Údaje z prijatej elektronickej faktúry je možné použiť na vytvorenie príslušného nákupného dokumentu v Business Central.

Systém môže pracovať napríklad s:

• identifikáciou dodávateľa,
• číslom dodávateľskej faktúry,
• dátumami,
• položkami,
• účtami,
• rozmermi,
• sumami,
• DPH,
• objednávkou alebo ďalšími referenciami.

Výsledkom môže byť výrazné obmedzenie ručného zadávania údajov.

Párovanie eFaktúry s nákupnou objednávkou

Ak firma používa nákupné objednávky, prijatá eFaktúra môže byť automaticky porovnaná s existujúcou objednávkou.

Systém môže kontrolovať napríklad:

objednávku → príjem tovaru/služby → faktúru

Takýto proces umožňuje odhaliť rozdiely ešte pred zaúčtovaním faktúry.

Môže ísť napríklad o rozdiel:

• v množstve,
• v cene,
• v objednanej položke,
• v celkovej hodnote faktúry.

Schvaľovanie prijatých eFaktúr

Prijatím elektronickej faktúry proces vo firme väčšinou nekončí.

Faktúru je často potrebné schváliť vedúcim oddelenia, vlastníkom nákladového strediska, projektovým manažérom alebo ďalšími zodpovednými osobami.

4B Software môže elektronickú fakturáciu prepojiť s Request Management Portal (RMP).

Prijatá faktúra môže automaticky pokračovať do definovaného workflow.

Napríklad:

eFaktúra

↓

kontrola údajov

↓

párovanie s objednávkou

↓

schvaľovací workflow

↓

schválenie

↓

Business Central

↓

zaúčtovanie a archivácia

Schvaľovací proces môže byť nastavený podľa interných pravidiel spoločnosti – napríklad podľa hodnoty faktúry, oddelenia, strediska, projektu alebo konkrétneho dodávateľa.

eFaktúra a kmeňové údaje v Business Central

Jednou z oblastí, ktoré by firmy mali skontrolovať ešte pred rokom 2027, sú kmeňové údaje.

Pri elektronickej fakturácii už nebude možné spoliehať sa na to, že neúplné údaje niekto manuálne opraví pri spracovaní PDF dokumentu.

Dôležité budú najmä:

• názvy spoločností,
• adresy,
• IČO,
• IČ DPH,
• bankové údaje,
• platobné podmienky,
• jednotky,
• daňové nastavenia,
• identifikátory obchodných partnerov.

Čím kvalitnejšie sú údaje v Business Central, tým jednoduchšie môže byť následné automatické spracovanie eFaktúr.

Musíme kvôli eFaktúre meniť Business Central?

Nie.

Ak už používate Microsoft Dynamics 365 Business Central, cieľom nie je vymeniť váš ERP systém.

Práve naopak.

Úlohou integračného riešenia je zabezpečiť, aby mohli používatelia naďalej pracovať v Business Central a aby komunikácia s elektronickou fakturáciou prebiehala čo najviac automaticky na pozadí.

Používateľ by nemal byť nútený pracovať v niekoľkých rôznych aplikáciách len preto, aby odoslal alebo prijal faktúru.

Čo ak používame staršiu verziu Microsoft Dynamics NAV?

Elektronická fakturácia sa nebude týkať iba firiem používajúcich najnovší Business Central.

Množstvo slovenských spoločností stále používa Microsoft Dynamics NAV.

Aj v takom prípade je možné pripraviť integračné riešenie medzi existujúcim ERP systémom a slovenskou eFaktúrou.

Možnosti však závisia od konkrétnej verzie Dynamics NAV, existujúcich úprav systému a spôsobu, akým firma dnes spracováva faktúry.

Ak používate staršiu verziu NAV, odporúčame preto prípravu neodkladať.

Kedy začať pripravovať Business Central na eFaktúru?

Ideálne ešte počas roku 2026.

Samotná technická integrácia je iba jedna časť projektu.

Pred spustením je vhodné preveriť:

1. verziu Microsoft Dynamics 365 Business Central,
2. spôsob vystavovania predajných faktúr,
3. spôsob prijímania nákupných faktúr,
4. kvalitu kmeňových údajov,
5. existujúce schvaľovacie procesy,
6. prácu s nákupnými objednávkami,
7. integrácie na ďalšie systémy,
8. archiváciu faktúr,
9. spôsob riešenia chýb,
10. spôsob komunikácie s Digitálnym poštárom.

Následne je možné celý proces otestovať ešte pred začiatkom povinnej prevádzky.

eFaktúra môže byť príležitosťou na automatizáciu

Povinná elektronická fakturácia nemusí byť iba ďalšou legislatívnou povinnosťou.

Pre firmy používajúce Business Central môže byť príležitosťou odstrániť množstvo manuálnej práce, ktorá dnes vzniká pri spracovaní faktúr.

Namiesto procesu:

PDF → e-mail → otvorenie dokumentu → prepisovanie → kontrola → schválenie → ERP

môže fungovať:

eFaktúra → automatické načítanie → kontrola → workflow → Business Central

Čím väčší počet faktúr spoločnosť spracováva, tým väčší význam môže mať automatizácia celého procesu.

Ako vám môže pomôcť 4B Software?

4B Software sa špecializuje na Microsoft Dynamics 365 Business Central, Dynamics NAV, integrácie a automatizáciu firemných procesov.

Pre slovenskú eFaktúru vieme navrhnúť riešenie podľa existujúceho prostredia vašej spoločnosti.

Môže zahŕňať:

• integráciu Business Central so slovenskou eFaktúrou,
• generovanie elektronických faktúr,
• validáciu údajov,
• odosielanie eFaktúr,
• prijímanie eFaktúr,
• komunikáciu s Digitálnym poštárom,
• spracovanie chybových stavov,
• automatický import prijatých faktúr,
• prepojenie s nákupnými objednávkami,
• schvaľovanie faktúr,
• integráciu s Request Management Portal,
• archiváciu dokumentov.

Cieľom je, aby elektronická fakturácia zapadla do existujúcich procesov spoločnosti a nepridávala používateľom ďalšiu manuálnu prácu.

eFaktúra Slovensko pre Business Central

Ak používate Microsoft Dynamics 365 Business Central alebo Microsoft Dynamics NAV, odporúčame prípravu na slovenskú eFaktúru začať v dostatočnom predstihu.

Pozrite si naše riešenie eFaktúra Slovensko – integrácia s Business Central a ERP systémami.

Pomôžeme vám preveriť existujúce prostredie, spôsob vystavovania a prijímania faktúr a navrhneme vhodný spôsob integrácie.